KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu ve veri işleyen

Hizmeti kullandığınız otel işletmesi, kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusudur; verilerin hangi amaçla ve hangi araçlarla işleneceğine o karar verir. OtelM, oteller adına ve otelin talimatı doğrultusunda çalışan veri işleyendir: platformu kurar, barındırır ve güvenliğini sağlar; verileri kendi amaçları için kullanmaz, başka otellerle paylaşmaz, üçüncü taraflara satmaz. Her otelin verisi veritabanı düzeyinde ayrı tutulur; bir otelin personeli başka bir otelin kaydını göremez.

2. İşlenen kişisel veriler

Platformda işlenen veriler, hangi yüzeyde toplandığına göre ayrılır:

• İstek verileri (misafir): oda numarası, seçtiğiniz hizmet ve adedi, aciliyet işareti, isteğe bağlı olarak yazdığınız not (en çok 500 karakter) ve isteğin alınma, üstlenilme, tamamlanma veya iptal zamanları.
• Oda doğrulama verileri: otelin sisteme girdiği misafir soyadı ve doğum tarihi. Bu iki bilgi yalnızca oda sayfası açılırken karşılaştırma amacıyla kullanılır; QR bağlantısı başkasının eline geçtiğinde odanın adına istek gönderilmesini engeller.
• Rezervasyon ve teklif kayıtları (otel personeli girer): ad soyad, telefon, e-posta, konaklama tarihleri, yetişkin sayısı ve çocuk yaşları, oda tipi, tutar ve otel içi notlar.
• Personel hesap verileri: ad soyad, kullanıcı adı, departman ve ünvan, vardiya bilgisi, varsa profil görseli ve oturum kayıtları.
• Teknik veriler: dil tercihi çerezi, personel girişi yapıldığında oturum çerezi ve barındırma sağlayıcılarımızın güvenlik amacıyla kısa süre tuttuğu sunucu kayıtları (IP adresi dâhil).

Sistem misafirden kimlik veya pasaport numarası, adres, konum, ödeme kartı bilgisi ya da sağlık verisi istemez. Not alanı serbest metindir; bu alana kimlik, iletişim veya sağlık bilgisi yazmamanızı rica ederiz.

3. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Talebinizin doğru departmana iletilmesi, üstlenilmesi ve yerine getirilmesi.
• Otel personelinin isteği zamanında görebilmesi için anlık bildirim gönderilmesi.
• Oda sayfasının yalnızca o odada konaklayan misafir tarafından kullanılmasının sağlanması; sahte istek ve kötüye kullanımın önlenmesi.
• Rezervasyon, teklif ve konaklama kayıtlarının otel tarafından yönetilmesi.
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve otel içi raporlama (ortalama karşılama süresi, geciken istek sayısı gibi toplu ölçümler).
• Sistem güvenliğinin sağlanması, arızaların giderilmesi ve kritik işlemlerin denetim izine kaydedilmesi.

Kişisel verileriniz reklam, pazarlama, profilleme veya otomatik karar verme amacıyla kullanılmaz.

4. İşlemenin hukuki sebepleri

Yukarıdaki işleme faaliyetleri, Kanun'un 5. maddesinde sayılan şu sebeplere dayanır:

• Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m. 5/2-c): konaklama ilişkisi kapsamındaki istekleriniz ile rezervasyon ve teklif kayıtları.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (m. 5/2-ç): mevzuattan doğan kayıt ve saklama yükümlülükleri.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati (m. 5/2-f): hizmet kalitesi ölçümü, sistem güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve denetim izi.
• Açık rızanız: yalnızca yukarıdaki sebeplerin kapsamadığı, isteğe bağlı işlemeler bakımından. Açık rızaya dayalı bir işleme varsa rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

5. Verilerin toplanma yöntemi

Veriler elektronik ortamda; odadaki QR kodunu okutarak açtığınız sayfa üzerinden sizin tarafınızdan, personel paneli üzerinden otel çalışanları tarafından ve isteğin işlenmesi sırasında sistem tarafından otomatik olarak (zaman damgaları, durum değişiklikleri) toplanır. Kâğıt ortamda veri toplanmaz.

6. Aktarım ve yurt dışına aktarım

Veriler, hizmetin sunulabilmesi için aşağıdaki sağlayıcıların altyapılarında işlenir. Bu sağlayıcılar bizim adımıza ve yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde işleme yapar:

• Veritabanı ve dosya depolama: Supabase Inc. — istek, rezervasyon ve hesap kayıtlarının tutulduğu altyapı.
• Uygulama barındırma ve dağıtım ağı: Vercel Inc. — sayfaların sunulduğu altyapı.
• Anlık bildirim kanalları: otelin bağladığı üçüncü taraf mesajlaşma uygulamaları (bugün Telegram Messenger Inc.). İstek içeriği — oda numarası, hizmet, adet ve yazdıysanız notunuz — otelin personel grubuna bu kanal üzerinden iletilir.
• Metin çevirisi: DeepL SE — yalnızca otelin kendi içerik metinlerinin (hizmet adları, açıklamalar) çevrilmesinde kullanılır; misafir istekleri ve kişisel veriler bu servise gönderilmez.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yalnızca mevzuattan doğan bir talep veya yükümlülük hâlinde.

Bu sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunabilir; yurt dışına aktarım Kanun'un 9. maddesinde öngörülen şartlara dayanılarak yapılır. Verileriniz reklam, pazarlama veya veri ticareti amacıyla hiçbir üçüncü tarafa aktarılmaz ve satılmaz.

7. Saklama süreleri

Veriler amaç için gerekli süre boyunca saklanır. Süresi dolanlar, her gece çalışan otomatik bir görevle silinir:

• İstek notunuz: istek tamamlandıktan veya iptal edildikten 90 gün sonra otomatik olarak silinir — kaydın kendisi kalır, notun içeriği kalmaz.
• Bildirim kayıtları: 180 gün.
• Denetim izi (kim, ne zaman, neyi değiştirdi): 365 gün.
• Oda–misafir bağı (soyad ve doğum tarihi): odadan çıkış işlendiği anda temizlenir.
• İstek kaydının kalan alanları (oda, hizmet, zaman): hizmet kalitesi raporları için otelin belirlediği süre boyunca saklanır.
• Rezervasyon ve teklif kayıtları: veri sorumlusu otelin mali ve hukuki saklama yükümlülükleri süresince otel tarafından saklanır.

8. Veri güvenliği tedbirleri

• Her otelin verisi veritabanı düzeyinde yalıtılır (satır düzeyi güvenlik); yetki kontrolü yalnızca uygulamada değil, veritabanının kendisinde yapılır.
• Oda bağlantıları tahmin edilemeyecek uzunlukta rastgele jetonlarla üretilir; art arda hatalı doğrulama denemesi geçici kilitle sonuçlanır.
• Tüm trafik şifreli bağlantı (HTTPS) üzerinden taşınır.
• Personel yetkileri departman ve ünvana göre sınırlıdır; kritik işlemler denetim izine yazılır.
• Sistem günlüklerine kimlik bilgisi yazılmaz; toplanan alan sayısı amaçla sınırlı tutulur.

9. Çerezler ve yerel depolama

Sitede reklam, izleme veya analiz çerezi kullanılmaz; üçüncü taraf bir ölçümleme aracı yerleştirilmez. Yalnızca hizmetin çalışması için gereken kayıtlar tutulur:

• Dil tercihi çerezi: seçtiğiniz dilin sonraki ziyaretinizde hatırlanmasını sağlar.
• Oturum çerezi: yalnızca personel girişi yapıldığında oluşur ve oturumun sürdürülmesine yarar; misafir sayfalarında oturum açılmaz.
• Tema (açık/koyu) tercihi: çerez değildir, tarayıcınızın yerel depolamasında tutulur ve sunucuya gönderilmez.

10. Kanun'un 11. maddesi kapsamındaki haklarınız

Veri sorumlusuna başvurarak şu haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme.
• Kanundaki şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvurularınızı, veri sorumlusu sıfatıyla konakladığınız otele — resepsiyon veya otelin ilan ettiği başvuru kanalları üzerinden — iletebilirsiniz. Başvurunuz, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır ve kural olarak ücretsizdir. OtelM'e ulaşan talepler ilgili otele yönlendirilir.

11. Bu metindeki değişiklikler

Platformun yetenekleri geliştikçe bu metin güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki tarih son güncelleme tarihini gösterir.